Imposto de Renda: Comprovantes, Dispensa de comprovação e Guarda de documentos

COMPROVANTES 

Para fins da Declaração de Ajuste Anual (DAA), o contribuinte deve comprovar eventuais despesas pagas, rendimentos recebidos, incentivos fiscais, enfim, operações realizadas por ele ao longo do ano-calendário de apuração que influenciem na apuração do Imposto de Renda. Para esses casos, a comprovação será mediante a apresentação de documentação hábil e idônea, que serão avaliadas a critério da autoridade lançadora e quando esta solicitar, tais como:

Despesas com instrução:
Podem ser deduzidos apenas os valores relativos a despesas de instrução, em estabelecimentos de ensino regular, comprovadas por meio de documentação hábil, realizadas pelo titular e seus dependentes, observados os requisitos e o limite previstos na legislação.

Despesas médicas:
Documento fiscal ou outra documentação hábil e idônea que contenha, no mínimo:
a) nome, endereço, número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou CNPJ do prestador do serviço;
b) a identificação do responsável pelo pagamento, bem como a do beneficiário caso seja pessoa diversa daquela;
c) data de sua emissão; e
d) assinatura do prestador do serviço (exceto na hipótese de emissão de documento fiscal);
Na falta de documentação, a comprovação poderá ser feita com a indicação de cheque nominativo ao prestador do serviço.
Atenção: A ausência de endereço em recibo médico é razão para ensejar a não aceitação desse documento como meio de prova de despesa médica, porém não impede que outras provas sejam utilizadas, a exemplo da consulta aos sistemas informatizados da RFB.

Doença grave
Laudo pericial emitido por serviço médico oficial da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, devendo ser fixado o prazo de validade do laudo pericial, no caso de doenças passíveis de controle.

Dependentes
· cônjuge: certidão de casamento;
· filhos, enteados, pais, avós e bisavós: certidão de nascimento;
· menor pobre que o contribuinte crie e eduque:guarda judicial;
· pessoa absolutamente incapaz: tutela ou adoção.

Pensão alimentícia
Cópia da decisão judicial da pensão alimentícia em face das normas do direito de família, inclusive da prestação de alimentos provisionais, acordo homologado judicialmente, ou de escritura pública.

Livro Caixa
Comprovar a veracidade das receitas e despesas mediante documentação idônea, escrituradas em livro Caixa, que será mantida em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência, tais como: documentos fiscais com a identificação do adquirente e das despesas realizadas, sendo que estas devem ser necessárias e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos.

Rendimentos
A fonte pagadora, pessoa física ou jurídica, deve fornecer à pessoa física beneficiária, até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente àquele a que se referirem os rendimentos ou por ocasião da rescisão do contrato de trabalho, se esta ocorrer antes da referida data, documentos comprobatórios, em uma via, com indicação da natureza e do montante do pagamento, das deduções e do imposto retido no ano-calendário de 2018, conforme modelo oficial, observando-se que:
· no caso de retenção na fonte e não fornecimento do comprovante, o contribuinte deve comunicar o fato à unidade de atendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) de sua jurisdição, para as medidas legais cabíveis;
· ocorrendo inexatidão nas informações, tais como salários que não foram pagos nem creditados no ano-calendário ou rendimentos tributáveis e isentos computados em conjunto, o interessado deve solicitar à fonte pagadora outro comprovante preenchido corretamente;
· na impossibilidade de correção, por motivo de força maior, o contribuinte pode utilizar os comprovantes de pagamentos mensais, ficando sujeito à comprovação de suas alegações, a critério da autoridade lançadora.
É permitida a disponibilização, por meio da Internet, do comprovante para a pessoa física que possua endereço eletrônico e, nesse caso, fica dispensado o fornecimento da via impressa.
A fonte pagadora que deixar de fornecer aos beneficiários, dentro do prazo, ou fornecer com inexatidão o informe de rendimentos e de retenção do imposto, fica sujeita ao pagamento de multa equivalente a R$ 41,43 por documento.

Contribuição à Previdência Social
· Guias da Previdência Social (GPS); e
· Documento de Arrecadação do eSocial (DAE), bem como do vínculo empregatício registrado em Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

DISPENSA DE COMPROVAÇÃO
A opção pelo desconto simplificado (declaração simplificada) implica a substituição de todas as deduções admitidas na legislação tributária, correspondente à dedução de 20% do valor dos rendimentos tributáveis na Declaração de Ajuste Anual (DAA), limitado a R$ 16.754,34. Nessa hipótese, não necessita de comprovação e pode ser utilizado independentemente do montante dos rendimentos recebidos e do número de fontes pagadoras.

O valor utilizado a título de desconto simplificado não justifica variação patrimonial, sendo considerado rendimento consumido.

GUARDA DE DOCUMENTOS
Apesar de grande parte dos dados e informações ser armazenados, atualmente, em formato digital, os contribuintes também devem se preocupar com a guarda dos documentos, sejam eles fiscais, contábeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos, contribuições, recibos, comprovantes etc.

A guarda de documentos está relacionada com o prazo decadencial e prescricional de ações que lhes sejam pertinentes e, portanto, devemos, em princípio, estar atentos a esses mesmos prazos.

De acordo com a Lei nº 5.172/1966 ( Código Tributário Nacional – CTN), o prazo de decadência no art. 173, enquanto que o prazo prescricional consta no art. 174, que a seguir transcrevemos:

“Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após

5 (cinco) anos, contados:

I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em 5 (cinco anos), contados da data da sua constituição definitiva.”

Desse modo, podemos depreender que decadência é o prazo que a Fazenda Pública tem para constituir o crédito tributário, por meio de Auto de Infração ou Notificação de Lançamento, enquanto a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído.

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